前回、「すべての完成図書をタブレットで見られるようにしたい！」という理想を掲げつつも、膨大な量に足踏みしている現状をお伝えしました。まずは「現状を正しく把握（見える化）する」という小さな一歩を踏み出すと決めた私ですが、さっそく現実の大きな壁にぶつかりました。今回は、理想と現実のギャップに直面しながらも、次の一手を探る「未完成」なもがきをお届けします。
予想を上回る「423件」という数字
休み明けの今日、さっそく現場で過去の図面管理リストを引っ張り出し、正確な数を確認してみました。前回のブログでは「ざっと300冊くらいだろう」と見積もっていたのですが……。
リストに記載されていた件数は、なんと「423件」。
正直なところ、この数字を見た瞬間、クラッと目まいがしました。日々の保全業務をこなしながら、これだけの量の図面をすべて自分たちでスキャンし、ファイル名をつけて整理していく。想像しただけで、時間的にも工数的にも現場の負担が大きすぎると直感しました。気合いや根性だけで乗り切れるレベルではありません。
抱え込まずに「頼る」という選択
以前の私なら、「なんとか自分たちの隙間時間を見つけて進めるしかない」と、無理な計画を立てて現場を疲弊させていたかもしれません。しかし、今回は少し違いました。
「これは自力でやるべき仕事ではない」と早々に見切りをつけ、事務所のスタッフに相談を持ちかけたのです。現在会社で進められている「DX推進の予算」が、この図面電子化プロジェクトに使えないかを確認してもらうことにしました。
さらに、出入りしている取引先業者さんにも相談したところ、「図面の電子化を専門にやっている会社を知っていますよ」との心強い情報が。すぐに見積もりの手配をお願いし、現在回答待ちの状況です。
「全部自力」を手放し、ハイブリッドを目指す
まだ予算が下りるかも、見積もりがいくらになるかもわかりません。しかし、もし予算の目処が立てば、「すべてを自分たちでやる」という呪縛から抜け出せます。
金額次第ではありますが、
- 一部は業者さんに依頼する（一気にデジタル化する基盤づくり）
- 一部は社内で電子化する（更新頻度の高いものや、日々のアップデート対応）
このように、プロの力を借りる部分と、自分たちで運用していく部分を切り分ける「ハイブリッド型」で進めていけば、現実的にプロジェクトを動かせるのではないかと考えています。
今回の「トヨタ思考」的気づき
「自前主義のムダを知り、適材適所を見極める」
トヨタ思考における「ムダの排除」は、単に作業を省くだけではありません。「本来の価値を生む仕事（＝私たちの場合は設備の安定稼働とトラブル対応）に集中できているか？」を問うことでもあります。
保全マンがスキャナーの前に何十時間も張り付くのは、果たして「価値を生む作業」でしょうか。現状の423件という数字（見える化）に直面したことで、「自力でやるムダ」に気づくことができました。自分たちでやるべきことと、外部の専門家に任せるべきことを切り分ける。これもまた、現場の負担を減らし、改善を前に進めるための立派な「トヨタ思考」だと感じています。
読者（同じ現場リーダー）への一言
リーダーとして「自分が言い出した改善だから、自分たちでなんとかしなければ」と、一人で重い荷物を背負い込んでいませんか？ 壁が高すぎると感じたときは、周りのスタッフや外部の力を「頼る」こともリーダーの重要な役割です。 皆さんは最近、誰かにうまく「SOS」を出せましたか？ 次回は、見積もりの結果と予算確保のリアルな結果をご報告できればと思います。
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