皆さんの現場でも、こんな経験はありませんか？
「現場の改善は進むのに、自分の事務作業は後回しにしてしまう」
特に仕事納めの日など、周りがお休みモードに入っていると、パソコンに向かう気力は急激に落ちるものです。
先日、私もそんな「なんとなく身が入らない状態」で、事務作業の「停滞のムダ」を引き起こすやらかしをしてしまいました。
この記事では、日々の面倒な事務作業を改善するためのヒントをお届けします。
完璧主義に陥って業務を滞らせてしまうリーダーが、明日から少しだけ楽になるための考え方をまとめました。
請求書作成はエネルギーの塊？トラブルの種は「先送り」
12月29日、今年の仕事納めの日でした。
現場の他の部署や事務所のスタッフはすでに休みに入り、会社全体がしんと静まり返っていました。
正直に言うと、この日の私はがっつりと仕事をする気が起きていませんでした。
部下には軽めの作業を指示し、自分は残っていた購買請求書の作成という地味な事務作業に着手しました。
しかし、うちの現場の請求書作成は、とにかく入力項目が多いのです。
システムに入力した後、別のエクセルファイルに同じ内容を二重入力。
消耗品ならさらに別の管理用エクセルにも追記しなければなりません。
極めつけは、書類のバックアップをPDF化し、細かく指定されたファイル名をつけて保存する作業です。
これが何件も溜まってくると、作業を始めるだけで膨大なエネルギーを吸い取られます。
その日残っていた請求書の中に、「現在購入できない品目」が含まれる複雑な見積もりの案件がありました。
「全部の金額が揃ってから完璧な状態で出すべきか？」 「購入不可のものを省いて、今出せる分だけで出すべきか？」
このちょっとした迷いが命取りとなり、「今日はもういいや」と判断を先送りにしてしまいました。
残業や早出でカバー？現場リーダーが陥る「気合いと根性」の罠
定時で早々に帰宅はしたものの、帰り道で「あの時サッサと出しておくべきだった」という後悔がじわじわと湧いてきました。
このままでは休み明けに苦労するのは自分自身です。
「もう請求書をため込まないようにしよう。残業や早出をしてでもカバーするしかない」
車を運転しながら、最初はそんな風に考えました。
しかし、冷静になってみると、これは現場の人間が一番やってしまいがちな「気合いと根性」の力技です。
一時的な止血にはなりますが、根本的な解決にはなっていません。
現場のムダや不安全行動には厳しく目を光らせるのに、いざ自分の机上のこととなると、ついマンパワーに頼ってしまう。
これでは、いつかリーダー自身が疲弊して倒れてしまいます。
事務作業に潜む「停滞のムダ」と、60点で流すという改善策
この小さな失敗をトヨタ思考で振り返ると、まさに「停滞のムダ」を引き起こしていたことに気づきます。
私のところで請求書の処理を止めたことで、本来動くはずだった経理や購買のプロセスまで止めてしまったのです。
後工程はお客様。彼らが休み明けにスムーズに動けるようにするには、不完全でも「今わかっている情報」を流すべきでした。
「完璧に整えてから提出しなければ」という思い込みが、結果的に全体のリードタイムを伸ばす原因になります。
そこで私は、自分の中で一つのルールを決めることにしました。
「完璧じゃなくても、購入不可の品目を外して『60点の状態』でとにかく一度提出する」
保留にせず、不完全でもまずは前に進めること。
システム上の複雑な二重三重の入力はすぐにはなくせなくても、自分の「迷う時間」を減らすことはすぐにできます。
将来的には、AIが「購入不可品目を除外して申請しますか？」と自動で提案してくれるような仕組みも勉強していきたいですね。
💡 読者の現場でも使える！今日の「トヨタ思考・現場改善」
- 完璧主義を捨てるルール化 「全部揃ってから」をやめ、欠品などがあっても「今できる60点の状態」で一旦提出（後工程に流す）ルールを自分の中で決める。
- 迷う時間をなくす 事務作業で手が止まる時は「情報が足りない」か「完璧を求めている」時。保留ボックスを作らず、即決できる基準を設ける。
- 気合いと残業に頼らない 「早出や残業でやればいい」という思考になったら赤信号。作業を小さく分割し、ため込む前に処理する仕組みを考える。
🔧 現場の同志たちへ
面倒な事務作業に追われ、本来の現場仕事に集中できないもどかしさは痛いほど分かります。まずは「完璧でなくても流す」勇気を持って、自分を少しでも楽にしていきましょう！
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