現場のデジタル化。 言葉にするのは簡単ですが、いざやってみると壁にぶつかることばかりです。
最近、分厚い電気図面の電子化に取り組んでいます。 でも、ただPDFにするだけでは、現場で「使えるデータ」にはなりませんでした。
今日は、そんな試行錯誤の中から生まれた、小さな気づきの記録です。
分厚い完成図書と、終わらない図面探し
現場で突発的な機械トラブルが起きたとき。 一番焦るのが、実は「図面探し」の時間だったりします。
色褪せた分厚いバインダーを棚から引っ張り出す。 油やホコリのついた手で、破れないように慎重にページをめくる。
目次、運転方案、展開接続図、三線結線図、そして取扱説明書に試験成績表など、 膨大な資料の束から目的のページを探すだけで、体力が削られていきます。
「この探す時間を、なんとかゼロにしたい」 そんな思いから、私は図面の電子化（PDF化）を進めることにしました。
きれいに分けたはずが、かえって不便に？
最初は、資料のカテゴリーごとにファイルを分割しようと考えました。
「目次」「図面」「取説」と、丁寧にフォルダ分けをして。 パソコンの画面上では、とても綺麗に整理されているように見えました。
でも、いざ現場を想定して操作してみると、これが意外と面倒だったのです。
「あっちのファイルを開いて、こっちのファイルも開いて……」
画面上がPDFのウィンドウだらけになり、逆に混乱してしまいました。 良かれと思って細かく分類したことが、新たな「探すムダ」を生んでいたのです。
一つのファイルにまとめる「しおり」の魔法
「これじゃあ、焦っている現場では使えないな……」 そう悩んでいた今日、ふと思いついたのがPDFの「しおり機能」でした。
ファイルは細かく分割せず、完成図書をまるごと一つのPDFにする。 その代わり、目次に合わせて丁寧に「しおり」を設定してみたのです。
実際に試してみると、これが想像以上にしっくりきました。 左側のしおりをクリックするだけで、何百ページもある資料の狙った場所に一瞬で飛べます。
ファイルをいちいち探したり、開いたり閉じたりする煩わしさが消えました。 直感的に操作できるので、これなら深夜のトラブル対応でも迷わずに済みそうです。
💡 今日の「AI実践・DX」的気づき
- デジタル化は「分ければいい」というものではない。
- 綺麗に整理することよりも、現場での「クリック数（手間の少なさ）」を優先する。
- 巨大な一つのファイル＋「しおり機能」の組み合わせは、直感的で現場向き。
- やりながら使い勝手を試し、ダメならやり方を変える（アジャイル的な思考）が大切。
🔧 現場の同志たちへ
デジタル化やDXと聞くと、つい最新のシステムや複雑な管理方法を想像してしまいますよね。でも、現場が求めているのは「焦っている時でも、パッと見てすぐ使えること」に尽きるのだと痛感しました。皆さんの現場でも、良かれと思って細かく分けすぎているデータはありませんか？少しの工夫で、もっと楽になるかもしれません。明日もご安全に！
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